Mariska Kleiker, head planning department, Variass Veendam:

“Variass is een systemsupplier van elektronische en mechatronische producten. We produceren deze voor toepassingen in de industrie in het algemeen, en defensie en de medische industrie in het bijzonder. Variass is ooit begonnen als assembleur, maar we zijn de afgelopen jaren gegroeid richting het leveren van een totaalpakket, dus ook het ontwikkelen van nieuwe producten, in samenwerking met partners.
HanzeConnect heeft voor Variass twee trainingen verzorgd, een communicatietraining en een projectmanagementtraining. We zijn door strategische keuzes de afgelopen jaren steeds meer van een proces- naar een projectgestuurde organisatie gegroeid. Daarom vonden we belangrijk dat er specifiek aandacht zou worden besteed aan de competenties op het gebied van projectmanagement en de integrale samenwerking binnen de Supply Chain."

“Communicatie is de basis van een goede samenwerking. En dat betreft niet alleen de externe samenwerking met klanten, maar ook intern: de samenwerking tussen afdelingen en binnen projecten. De training van HanzeConnect was opgezet voor twee keer een groep van twaalf mensen: medewerkers van de Supply Chain-afdelingen, verkoop en hoofden van de productieafdelingen. Een diverse groep medewerkers, variërend van technici tot accountmanagers.
De training bestond uit twee dagdelen. Het eerste deel was voornamelijk theoretisch van aard en het tweede deel was een praktijktraining. Iedere deelnemer had een case voorbereid, over een communicatiesituatie op het werk waar hij moeite mee had. Ongeveer zes cases daarvan kwamen aan bod: het probleem werd besproken, bijvoorbeeld een vervelende situatie met een medewerker of een lastige klant aan de telefoon. De acteur die betrokken was bij de training, werd meteen die klant aan de telefoon en de medewerker moest daarop in gaan. Tijdens een time out kon onze medewerker met de trainer en zijn collega’s overleggen hoe hij de situatie eventueel anders kon aanpakken. Dat vond ik heel leerzaam. De deelnemers hadden tijdens de theoriedag al samengewerkt, zodat de meesten zich vertrouwd genoeg voelden om aan het rollenspel mee te doen. Dat was goed: lok de mensen maar uit hun tent. Daar leren we van.”

“De tweede training van HanzeConnect bij Variass, projectmanagement, duurde drie dagdelen. Het was een training voor acht medewerkers die intensief samenwerken: engineers (projectleiders), inkopers en accountmanagers. Doel van de training was het professionaliseren van het projectmanagement. Bij Variass is het goed leiden van een project cruciaal voor de klant en de productieafdelingen. De ontwikkelingen in onze branche gaan snel, er zijn steeds meer marktintroducties, het werk is hectischer en we moeten ons steeds flexibeler opstellen. Om dat aan te kunnen, heb je mensen nodig die professioneel een project kunnen leiden.
Een belangrijke vraag bleek te zijn: wat is een project eigenlijk? Wat is projectmatig werken? Als je daar goed over nadenkt, blijkt dat klanten al snel over een project spreken, terwijl dat voor ons niet het geval hoeft te zijn. Bijvoorbeeld het produceren van een bepaalde serie nieuwe producten voor een bestaande klant, is voor ons niet een project. Deze aansturing past in onze standaardwerkwijze. Het implementeren van een nieuw softwarepakket, kan duidelijk wel als project worden gedefinieerd.
Belangrijk is dus om goed door te vragen bij de klant om zijn exacte verwachtingen te weten te komen, zodat we tijdens een brainstormsessie een mindmap kunnen maken om helder te krijgen wat precies tot het project behoort. Ook het vaststellen van de teamrollen is belangrijk, omdat je dan weet met wie je samenwerkt. Tijdens de training kwamen al deze aspecten aan de orde en werden in theorie en in cases behandeld.”

Nieuwsgierig naar meer?

Mail Mariska of klik op Organisatieontwikkeling door HanzeConnect.